一. 填制船舶调度日志和船舶动态表

1. 每天早上正常上班前，负责与港方联系，将船舶的进出港情况、作业余数、开/完工时间等记录在调度日志上。

2. 非节假日时间，根据调度日志填写当日的船舶动态表。动态表内容包括前24小时之内开航船舶的开航时间、完工时间、装/卸或数量、开往港，节假日后第一天上班还应包括节假日期间开航的船舶；今后24小时内预抵的船舶的来港任务、预抵时间；当日作业船泊的作业进度；锚地船舶情况等。

3. 复印船舶动态表交部门经理，由其分发给公司有关负责人。动态表可以以电子形式进行。

二. 来电处理

1. 收到船长/委托方关于船舶的确报电后，及时以电话形式将确报时间、吃水（如需要）等通知局调、海事值班室等有关方，并在该电文上注明接受电话人及通话时间。同时将确抵日期、吃水等需明确的事项记录在调度日志上。

2. 收到没有申报的船舶的来电，及时转计划委托人员。

3. 收到有借支要求、需加油等电文，及时通知对外结算人员由其进行必要的追加索汇工作，做好已通知记录。待财务落实费用后，通知有关的供方进行供应。

4. 接到船员入境的来电后，负责向来华船员通过总公司拍邀请电。

5. 收到委托方/船长的要求加水的来电，应以电话方式通知供方及时供应，并在原电文上注明做好已通知记录、或在单船作业记录上做记录。

6. 收到船方宣载或备妥装卸作业条件的来电，按港口惯例及时通知有关方，并在原电文上注明通知人及通知时间。

7. 收到需转船方的船员信件、电文、海图等，在单船作业记录上注明，以提示外勤转交，并将上述物品适当放置保管。对误投或收信不着的函件及时退还经理办。

8. 收到船长/委托方要求购买连云港及其他地方海图的来电后，通知海事总值班室送船，在原电文上注明通知人和通知时间。如在本港海事采购不着且船舶停靠时间允许，联系其他海图公司购买。如无法购买/购买不着，则复电告知。

9. 收到船长/委托方要求验舱、平舱、水尺公估的电文后，通知对外结算人员使其了解可能的费用发生情况。填写相应的申请转检验机构或装卸公司，做好通知记录，申请一份留底。

10. 及时处理部门经理转来的其他电文。

三. 发送信息

1. 指泊电

根据船长第一次确报电（来港近的也可根据委托方有关的确报电），以电报或电传形式向船长拍发指泊电。指泊时根据来船的吃水分别指定相应的锚地。如船舶来自国外港，同时索取电检资料。对大型卸货船询问前后吃水、TPC。

2. 抵港电

根据单船作业记录内容，在船舶抵港后及时（不晚于半个工作日）以书面形式向委托方报告如下内容：

1）抵港时间 2）船舶存油水
3）船舶前后吃水 4）预计靠泊/靠泊时间（如有）
5）开装/卸时间（如有） 6）预计完装/卸时间（如可预计）

3. 离港电

根据外勤的单船作业记录，在船舶开航后及时（不晚于半个工作日）以书面形式向委托方报告船舶离港情况，主要内容有：

1）装卸完时间 2）完装数量（仅装货船舶）
3）存油水量 4）前后吃水
5）离港时间 6）预抵下港时间

如果船舶的下一港为国内港口，同为PENAVICO代理，则船舶离港信息抄报下港代理。如港距短，可电话通知。

4. 在港动态电

4.1 对停靠作业、锚地作业，根据外勤人员或港方调度提供的最新船舶动态，每天至少一次以书面形式向委托方报告船舶动态。

4.2 船舶靠泊作业后，及时（不晚于半个工作日）向委托方报告靠泊时间，开工时间及预计完工时间

4.3 遇有严重影响装卸进度的作业停工情况，及时报告委托方。恢复作业后，作好作船舶恢复的通知。

4.4 在本港进行非装卸作业（如加油、修理等）的船舶，根据委托方的具体要求向其汇报有关动态。

4.5 按公司要求，向公司报在港船舶动态。

4.6 如有长期委托方要求定期定时向其报送港口有关动态，则按其要求报送。

4.7 根据情况，随时向有关发送消息。

5. 动态联系合格率

做好船舶信息的发送工作，保证船舶动态联系合格率不低于98%。动态联系合格率计算公式：资料齐全、联系及时的船舶艘数/代理船舶总艘次×100%。

四. 与口岸单位、船方、公司内部的信息联系与沟通

1. 与口岸单位的联系

● 得到港方调度的有关船舶作业计划安排后，立即将计划通知有关的检查单位；如有24小时之内无法靠泊的船舶，将该船舶的有关情况通知海事有关监督站，申请缓办进口手续；同时去海关码头值班室办理预办手续，在调度日志上做好记录。

● 收到来自船方、引水或其他方面报来的关于船舶在港发生碰撞、火灾、人员伤亡、共同海损和船员违章等紧急/突发情况后、立即告知部门经理，同时将情况通知口岸有关单位。在详细了解情况后以书面形式及时通知委托方，并在调度日志上作相应记录。

2. 与船方的联系

● 船舶抵港后，立即联系船长。除核对电检所需内容外，还应询问船舶准确接船、做好船舶开航安排、通知船舶移泊开航时间，作好已通知记录。

● 将办理电讯检疫的结果通知外勤，由其作好适当的安排和通知。

● 将有关恶劣天气（如台风、大雾）的消息及时通知外勤，要求其以有效途径通知有关船舶，作好防范措施，在调度日志上做好已通知记录和有关天气情况记录。

五. 船舶通知单的处理

1. 收到计划委托人员送来的船舶通知单后，根据船舶来港任务，准备单船作业档案单证， 如通知书，作业申请，吊杆负荷等。

2. 将船舶通知单有关内容填写到船舶预报表上。

六. 办理检疫手续

1. 航行国际航线、且上一港为国外港（包括港、澳地区）的所有中外船舶需要办理卫生检疫手续。

2. 船舶抵港前，如有符合检疫单位电讯检疫要求的船舶资料（如上港港名及离港日期、船员人数、船舶吨位、来港任务、预抵时间、国内港口签发的卫生证书编号和有效期和签发港、除鼠证书的签发港和有效期等），可以提前办理电讯检疫。申办程序如下：

（1） 按照上述资料，填写电讯检疫申请单一式二份。

（2） 将电检单送呈检疫单位审批。

（3） 批准后，取回一份留底。

（4） 电讯检疫通过后，在调度日志或单船作业记录本上作好相应的记录。

3. 对于不具备电讯检疫的船舶，抵后将及时了解锚位，告检疫部门以便及时施检。

七. 进口/过境危险品申报

1. 从来电、记录、计划委托提供的船舶通知单等获悉有进口/过境的危险货物时，按照国际海运危险货物规则的有关规定，填写船舶载运危险货物货物申报单，注明货名、等级、联合国编号、国际危规页码、装港等海事要求列明的内容。

2. 危险货物申报单交通信员送海事审批。海事批准后留底一份，一份交外勤。交通讯员在经理办单证转递交接本上做好交接记录，交外勤可采用在单船作业记录上注明的交接方法。

3. 危险品申报工作应在船舶抵港前完成。申报应有具备申报资格的人员进行。

八. 归档

1. 将来电和发电留底交外勤一起存档。船

2. 将有关船舶资料及时输入计算机，如抵/离港时间、来港任务、靠泊时间等，并进行有关的信息发送。